Pernahkah Anda merasa waktu yang dimiliki masih kurang untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan di kantor maupun di rumah? Jika Anda merasa kekurangan waktu untuk menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab, maka Anda memiliki kendala dalam mengelola waktu secara efektif.
Mengelola waktu adalah proses perencanaan dan pengontrolan waktu yang digunakan pada tugas spesifik tertentu untuk meningkatkan efisiensi kerja. Memiliki motivasi untuk menyelesaikan seluruh tugas merupakan bagian penting dalam melakukan pengelolaan waktu. Memiliki kebiasaan mengelola waktu yang efektif dapat memberikan manfaat, yaitu : mengurangi stres, bekerja lebih efisien, mengurangi kebiasaan prokrastinasi, meningkatkan kepercayaan diri, dan memiliki karir yang lebih baik.
Berikut ini strategi yang dapat diterapkan dalam mengelola waktu yang Anda miliki.
- Melakukan audit waktu
Anda perlu menganalisa kegiatan yang paling banyak memakan waktu dalam sehari. Visualisasikan waktu yang digunakan dalam sehari untuk bekerja, sekolah, pekerjaan rumah tangga, perjalanan ke kantor, bersenang-senang (seperti membuka sosial media dan menonton drama). Selanjutnya, Anda perlu menentukan kegiatan penting yang perlu diprioritaskan dan tentukan batas waktu pada penyelesaian tugas tersebut. Sisa waktu yang tersedia dapat Anda manfaatkan untuk menghabiskan waktu bersama keluarga atau memanjakan diri sendiri. - Gunakan Eisenhower Matrix untuk mementukan prioritas
Eisenhower matrix merupakan alat yang dapat digunakan untuk memisahkan antara tugas yang important, not important, urgent, dan not urgent. Tugas-tugas yang sudah dikaterogisasikan akan dieksekusi dalam 4 jenis tindakan, yaitu: do, defer, delegate, dan delete. - Gunakan metode untuk ‘membagi (chunk)’ waktu Anda
Dengan membagi waktu Anda, tugas yang besar dan sulit dapat terlihat menjadi lebih mudah dan sederhana. Anda dapat menggunakan metode Podomoro, yaitu metode untuk membagi pekerjaan Anda menjadi tugas dalam interval 25 menit dan dipisahkan dengan waktu istirahat 5 menit. Setelah 4 siklus waktu tersebut, Anda dapat beristirahat selama 15-30 menit. Metode ini dapat meningkatkan konsentrasi dan mengurangi kelelahan mental. - Fokus pada satu pekerjaan di satu waktu
Melakukan multitasking merupakan cara yang kurang efisien daripada memilih untuk fokus pada satu pekerjaan. Melakukan banyak tugas pada satu waktu dapat membuat Anda menjadi kurang produktif dan merasa kurang puas dengan hasil yang dikerjakan. - Berikan hadiah untuk diri sendiri
Mendapatkan hadiah dapat menjadi sumber motivasi yang menyenangkan. Anda perlu mengapresiasi diri sendiri karena telah berhasil menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Hadiah yang diberikan tidak harus benda yang mahal. Anda dapat membeli makanan yang disukai atau menonton video yang menyenangkan. - Batasi diri dari gangguan yang dapat menghambat pekerjaan
Anda dapat menggunakan bantuan aplikasi untuk meminimalisir penggunaan sosial media atau bermain ponsel saat sedang bekerja. Anda dapat menggunakan aplikasi seperti : Forest, StayFocused, dan Freedom. Anda juga sebaiknya bekerja di ruangan yang nyaman dan bebas dari gangguan orang lain.