Rapat bersama seluruh anggota tim dapat mempermudah penyelesaian pekerjaan yang sulit atau hanya membuang-buang waktu kerja. Persiapan sebelum memulai rapat dapat mencegah berlangsungnya rapat yang tidak efektif. Berikut ini merupakan strategi yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas diskusi dalam rapat.
- Menetapkan agenda rapat yang jelas
Jika Anda adalah orang yang mengadakan dan mengelola rapat, pastikan Anda telah menyampaikan agenda rapat kepada rekan kerja yang akan terlibat dari beberapa hari sebelumnya. Jika Anda bukanlah pengelola rapat, maka perlu dipastikan bahwa Anda mengetahui agenda rapat yang akan dilakukan. Anda sebaiknya jangan mengikuti suatu rapat tanpa mengetahui hal yang akan didiskusikan. Selain itu, informasi agenda rapat harus dipahami secara jelas dan spesifik. - Mengetahui rekan yang akan berpartisipasi dalam rapat
Mengetahui peserta dalam rapat dapat membantu memprediksi bagaimana proses diskusi akan berlangsung dan apa hasil yang bisa didapatkan dari rapat. Informasi mengenai nama peserta rapat tidaklah cukup untuk menganalisa proses rapat yang akan berlangsung. Anda perlu mengetahui posisi dan peran yang mereka miliki dalam rapat. - Pahami peran Anda dalam rapat dan persiapkan diri sesuai dengan agenda rapat
Anda perlu memahami setiap topik yang akan dibahas sebelum memulai rapat. Kondisi ini penting karena dapat membantu Anda berpartisipasi aktif dalam rapat. Selain itu, Anda perlu memastikan apa peran yang akan Anda miliki dalam rapat tersebut. Apapun peran Anda dalam rapat, Anda perlu mempersiapkan diri sesuai dengan tuntutan dari peran tersebut. - Siapkan materi yang relevan dengan agenda rapat
Jika dalam rapat akan membahas suatu dokumen, maka Anda perlu membawa salinan dokumen dan memahami isi dokumen tersebut. - Persiapkan diri untuk mendengarkan secara aktif setiap informasi dalam rapat
Anda perlu mempertahankan fokus untuk mendengarkan setiap pendapat yang disampaikan dalam rapat. Pastikan Anda memahami inti dari pendapat yang didiskusikan dalam rapat. Janganlah Anda mengerjakan tugas lain, seperti mengecek email, media sosial, atau kegiatan lainnya selama rapat. Jika menurut Anda rapat tersebut tidak memiliki manfaat, sebaiknya Anda tidak perlu menghadiri rapat tersebut.